Blijf toekomstbestendig met strategische personeelsplanning

1. Vaststellen urgentie

Er gaat nú iets mis: er is te weinig personeel en/of de aanwezige skills en competenties zijn ontoereikend. Het gevolg: De planning komt niet rond en er ontstaan problemen in de productie. Deze problemen nú oplossen is vaak van tijdelijke aard. De urgentie speelt namelijk ook op de lange termijn, maar wordt vaak gemaskeerd door problemen die je ervaart in de waan van de dag. De wereld verandert echter in rap tempo en dat heeft ook invloed op jouw organisatie. Maak daarom een overzicht van de uitdagingen waar jouw organisatie mee kampt en bepaal welke onderdelen urgent zijn.

2. Wat wil je bereiken?

Aan de hand van de uitdagingen, stel je de ambitie(s) van de organisatie vast. Is het nodig om uit te breiden of ligt de focus juist op het continueren van de huidige bedrijfsdoelstellingen? Gaat het bijvoorbeeld om het centraliseren van de planning of wil je nog wendbaarder zijn, zodat je sneller kunt inspelen op ontwikkelingen? Door deze ambities duidelijk en helder vast te leggen, ontstaat een belangrijke basis. Wat wil je in jouw organisatie bereiken?

3. Inventariseer de huidige populatie

Sluit het huidige personeelsbestand aan op de ambitie(s) van je organisatie? Hebben zowel vaste als flexibele medewerkers de juiste competenties, aanpassingsvermogen en lerend vermogen in huis om ook in de toekomst het werk te kunnen uitvoeren dat nodig is? Denk ook aan de flexpool: hoe ziet die er idealiter uit?

4. Analyseren van kwalitatieve en kwantitatieve data

Met een kwalitatieve analyse ontstaat een helder beeld van de vaardigheden, drijfveren en ambities van het personeelsbestand. Een kwantitatieve analyse brengt cijfers en feiten over het personeelsbestand in kaart: onder andere in- en uitstroom, pensioen, loonkosten, productievolumes en bezettingsnormen. Dit is nodig om in beeld te brengen wat de omvang en het tijdspad van een mogelijke transitie behelst.

5. Schets scenario’s die de transitie mogelijk maken

Haal de essentie uit de analyses door op een vernieuwende manier de gegevens te beoordelen. Een externe partij kan die vernieuwing brengen door onbevooroordeeld en objectief naar data en processen te kijken. Dit leidt tot nieuwe inzichten die bijdragen aan de basis voor mogelijke toekomstscenario’s van de personele organisatie.

6. Streef naar het ideaalbeeld

Bepaal welk scenario het beste aansluit op de wensen en behoeften. Ga dan in de actiemodus: wat is nodig om dit scenario te laten slagen? Denk aan opleidingen, mobiliteit, outplacement en (persoonlijke) ontwikkeltrajecten, maar ook aan het retentiebeleid en ziekteverzuimbeleid. Je geeft hiermee antwoord op vragen als: welke functies veranderen of verdwijnen door de invoering van het desbetreffende scenario? Wat betekent dit voor de mensen die het werk moeten uitvoeren? Zijn zij al onderdeel van de organisatie of moet er nieuw personeel worden aangetrokken?

7. Maak de hele organisatie deelgenoot

Draagvlak is essentieel om een succes te maken van strategische personeelsplanning. Verandering teweegbrengen werkt alleen als iedereen de urgentie begrijpt en meebouwt aan het succes. Hiervoor is het belangrijk om al in een vroeg stadium met elkaar in gesprek te gaan over wensen en behoeften en de collega’s mee te nemen in de ontwikkelingen van het bedrijf. Het betreft hier alle lagen van de organisatie: van management tot de medewerkers op de ‘werkvloer’. Op die manier creëer je een gedeeld gevoel van enthousiasme en maak je de hele organisatie deelgenoot van de plannen die er liggen.

8. Stuur bij waar nodig

Strategische personeelsplanning sluit je niet af. Afhankelijk van de ontwikkelingen die de toekomst met zich meebrengen, stuur je de plannen bij. Om te voorkomen dat je strategische personeelsplanning uit het oog verliest, maak je het vast onderdeel van het HR-beleid.